Nuestros Servicios
En Compostela Congresos ofrecemos un servicio integral para la organización de eventos. Nos encargamos de la secretaría técnica y científica, gestión de inscripciones, coordinación de ponentes, alojamiento, logística y soporte audiovisual, asegurando siempre profesionalidad y atención personalizada.
SERVICIOS
Secretaría Técnica
En Compostela Congresos ponemos a disposición de nuestros clientes una Secretaría Técnica especializada que se encarga de todos los aspectos administrativos y organizativos de un evento. Nuestro trabajo comienza con el envío del material promocional, utilizando las bases de datos facilitadas por el cliente, y continúa con el diseño de formularios de inscripción, alojamiento y otros servicios que garantizan una gestión clara y accesible para los participantes.
Ofrecemos la domiciliación del congreso en nuestras oficinas, atendiendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y cualquier necesidad de comunicación, para centralizar y simplificar la coordinación. Gestionamos la recepción y tramitación de inscripciones, asegurando un estricto control de cuotas y la confirmación de reservas y alojamientos de cada asistente.
Además, nos ocupamos de la producción y control de facturas, el contacto directo con los ponentes y la confección de bases de datos actualizadas de todos los participantes. Elaboramos certificados de asistencia personalizados y diseñamos las identificaciones del congreso, contribuyendo a una experiencia ordenada y profesional durante el evento.
Finalmente, trasladamos la Secretaría a la propia sede del congreso, garantizando apoyo constante y resolviendo cualquier necesidad in situ. De esta forma, ofrecemos un servicio integral y cercano que asegura el éxito de cada congreso o reunión organizada.
Secretaría Científica
En Compostela Congresos contamos con una Secretaría Científica especializada en la gestión integral de trabajos académicos y científicos, ofreciendo un apoyo completo al Comité Científico en todas las fases del proceso. Nuestro trabajo comienza con la preparación de las normas para el envío de trabajos, garantizando que los autores dispongan de directrices claras y bien estructuradas.
Nos encargamos de la recepción de resúmenes y de su verificación conforme al cumplimiento de las normas establecidas, manteniendo una comunicación constante con los autores para resolver dudas y asegurar la correcta presentación de sus contribuciones. Paralelamente, elaboramos las instrucciones para los evaluadores, coordinamos la correspondencia con ellos y facilitamos un contacto permanente con el Comité Científico, organizando reuniones y apoyando la toma de decisiones.
Una vez recibidos los trabajos finales, realizamos su revisión y verificación, además de la clasificación y numeración de cada aportación. A partir de este material, confeccionamos el índice de autores y nos ocupamos del diseño y edición del libro de resúmenes y de los trabajos finales, tanto en formato impreso como en soporte digital, adaptándonos a las necesidades de cada congreso.
Gracias a esta labor minuciosa, garantizamos un proceso científico ordenado, riguroso y de calidad, asegurando que los contenidos del congreso se gestionen con profesionalidad y excelencia.
Audiovisuales y Producción Técnica
En Compostela Congresos contamos con un equipo especializado en producción técnica y audiovisuales, encargado de garantizar que cada evento se desarrolle con la máxima calidad y profesionalidad. Nos ocupamos de todo lo relacionado con sonido, iluminación, proyección y tecnología, asegurando que las presentaciones se vean y escuchen perfectamente.
Nuestro servicio incluye la instalación y control de sistemas de audio, pantallas, proyectores y escenografía, así como la grabación y retransmisión en streaming para asistentes virtuales. Además, supervisamos cada detalle técnico durante el evento, coordinando el personal necesario y resolviendo cualquier incidencia que pueda surgir.
De esta manera, conseguimos que cada congreso cuente con una experiencia audiovisual impecable, permitiendo a los ponentes y participantes disfrutar del evento sin preocupaciones y con la máxima profesionalidad.
Logística de la Sede y Coordinación
En Compostela Congresos nos encargamos de toda la logística y coordinación en la sede del evento, asegurando que cada congreso se desarrolle sin contratiempos. Desde la selección y reserva del lugar adecuado hasta la organización de espacios, salas, stands y zonas de descanso, nuestro equipo gestiona cada detalle para que el evento funcione a la perfección.
Coordinamos el montaje y la señalización dentro del recinto, supervisamos el catering y servicios complementarios, y garantizamos que todos los proveedores trabajen de manera sincronizada. Durante la celebración del congreso, nuestro personal está presente en la sede para resolver cualquier incidencia y asegurar que los asistentes disfruten de una experiencia fluida y organizada.
Con este servicio, ofrecemos a nuestros clientes la tranquilidad de que la logística del congreso está en manos expertas, permitiendo que se concentren en el contenido y la experiencia de los participantes.
Preguntas Frecuentes
Sabemos que al organizar tu participación en un congreso pueden surgir dudas. Esta sección de Preguntas Frecuentes, puedes encontrar respuestas rápidas y claras a las consultas más habituales sobre inscripciones, envío de trabajos, alojamiento y mucho más.
¿Qué tipo de congresos gestionan?
Gestionamos congresos científicos, médicos, académicos y profesionales, adaptándonos al formato presencial, híbrido o virtual.
¿Cómo puedo solicitar un presupuesto?
Puedes contactarnos a través del formulario de la web o por correo electrónico indicando el tipo de evento y sus características. Te enviaremos una propuesta personalizada.
¿Se encargan también del alojamiento de los asistentes?
Sí, gestionamos reservas de alojamiento para ponentes y participantes, ofreciendo opciones adaptadas a cada evento.
¿Pueden encargarse del registro de inscripciones?
Por supuesto. Diseñamos y administramos los formularios de inscripción online, control de cuotas y confirmaciones automáticas.
¿Cómo sabré si mi trabajo ha sido aceptado?
Recibirás una notificación por correo electrónico tras la evaluación por parte del Comité Científico.
¿Dan soporte durante el congreso?
Sí, nuestro equipo se traslada al lugar del evento para ofrecer asistencia presencial y resolver cualquier necesidad durante su desarrollo.